Apprendre à mieux communiquer... (Photo: Amy Hirschi/Unsplash)

BLOGUE INVITÉ. La tête vous tourne à la simple idée que la période des Fêtes approche à grands pas, ce moment de l’année où tout se bouscule, où tous vos dossiers doivent être impérativement bouclés?Comment tout faire rentrer dans votre agenda ? Oui, comment terminer l’année en beauté, et non plus sur les genoux ?

C’est, somme toute, assez simple : il convient de dresser l’inventaire de toutes vos activités restantes, puis identifier celles qui vont vous donner le plus de fil à retordre, dans l’optique d’établir une toute nouvelle routine de travail pour la fin d’année…

Mieux gérer vos communications

Vous gérez bien des choses et de nombreuses attentes dans une seule journée, dont une tâche récurrente qui semble très souvent aller de soi, alors qu’en vérité celle-ci est on ne peut plus chronophage : les communications.

D’où l’intérêt de mieux gérer, en particulier, vos communications. Demandez-vous ainsi si toutes vos activités de communication sont nécessaires. Et même pertinentes. Combien de temps accordez-vous à la préparation de chacune d’elles ? Lesquelles vous fichent le tract ? Et lesquelles vous permettent-elles, au contraire, de briller aux yeux des autres ?

Un bon gestionnaire sait faire face à des situations stressantes, parce qu’il sait pourquoi il doit les surmonter et parce qu’il se donne les moyens d’y parvenir. Il sait, autrement dit, les… gérer.

Dresser un inventaire productif

Pour ce faire, je vous recommande d’établir un tableau présentant la liste des activités dans lesquelles vous jouez un rôle actif. Les plus courantes sont les réunions d’équipe ou de travail, les comités de gestion, les rencontres individuelles, les courriels, les rencontres avec des fournisseurs… L’important est de dresser un portrait qui correspond à la réalité.

Attention, n’oubliez pas d’inclure les activités de communication informelles. Inscrivez alors la fréquence de ces activités-là et l’objectif de chacune d’entre elles, en étant le plus précis possible. Enfin, indiquez qui elles concernent.

Mettre le doigt sur le bobo

Pour compléter l’exercice, il vous reste à évaluer votre niveau de préparation et d’aisance pour chacune des activités figurant sur votre liste. En leur donnant une note de 1 à 10, vous repérerez facilement là où le bât blesse.

Arrêtez-vous aux activités pour lesquelles vous avez mis le moins de temps de préparation, et pour lesquelles votre niveau d’aisance est bas. Trouvez des réponses aux questions suivantes:

- Mon manque de préparation est-il attribuable à un manque de temps, ou à un manque de conviction ?

- Le temps demandé pour cette activité est-il trop long, ou plutôt trop court ?

Votre niveau d’aisance est souvent le résultat du niveau de préparation, mais d’autres facteurs peuvent aussi interférer. Il est important de bien les identifier.

Interpréter votre diagnostic

Poursuivez la réflexion à l’aide des interrogations suivantes:

- Êtes-vous plus à l’aise avec vos supérieurs qu’avec vos employés, ou l’inverse ?

- Préférez-vous échanger avec vos fournisseurs qu’avec vos pairs ?

- Qu’est-ce qui vous demande le plus : une note de service ou une rencontre individuelle ?

Tous ces constats vous aideront à voir où file votre temps, puis à prendre les décisions qui s’imposent.

Établir votre nouvelle routine de communication

À l’issue de cet exercice, certains d’entre vous se rendront compte que la position hiérarchique des personnes auxquelles ils s’adressent est un facteur déterminant de confort ou d’inconfort, alors que pour d’autres, c’est plutôt le style personnel de communication qui joue un rôle important.

En faisant ces constats, chacun décidera, par exemple, d’adopter de nouvelles stratégies, ou encore de modifier certains comportements récurrents. Le but ainsi visé consistera surtout à gagner en efficacité, tout en restant à l’aise dans son rôle de gestionnaire.

Mais cela peut aussi passer par la nécessité d’adopter une toute nouvelle routine de communication. Comment, au juste ? Un petit truc : regardez du côté d’un gestionnaire que vous connaissez et que vous trouvez inspirant, puis demandez-lui conseil ; cela vous aidera sûrement à partir du bon pied dans votre opération de changement.