Somme toute, c'est assez simple... (Photo: Brooke Lark/Unsplash)

BLOGUE INVITÉ. Nouveau coronavirus oblige, la situation actuelle nous pousse à réfléchir sur la meilleure façon de travailler à distance. Ce qui peut être vu comme un opportunité puisque, depuis une dizaine d’années, on parle de télétravail sans s’y mettre complètement.

D’où mon envie de vous donner des pistes de solutions concrètes visant à vous permettre d’organiser et de maximiser ce mode de travail; et ce, en particulier pour vous qui êtes gestionnaire ou dirigeant, oui, pour vous qui devez travailler, encadrer et diriger vos collègues et employés à distance. Peut-être même pour la toute première fois.

Pour bien communiquer

En général, je privilégie la visioconférence plutôt que le courriel. Le support visuel permet en effet d’ancrer votre message, de créer de la proximité, de mieux retenir l’attention et de faciliter d’interaction.

Pour les communications plus opérationnelles (ex.: organiser des quarts de travail,...), je recommande l’utilisation d’un message téléphonique préenregistré auquel tous ont accès.

Dans tous les cas, il est incontournable de développer et maintenir votre esprit de synthèse. De toujours bien introduire, contextualiser le propos et préciser le mode d’interaction qui sera privilégié. Exprimez-vous avec un vocabulaire simple, sur ton sympathique et avec un débit régulier. Prévoyez la possibilité de réécoute et un moyen pour permettre aux gens de vous poser des questions.

Si vous avez à superviser à distance…

Si vous devez superviser le travail de vos équipes à distance, dites-vous bien que c’est là une belle occasion d’évaluer le niveau d’autonomie et de responsabilisation de vos employés. De même, pour développer, resserrer et approfondir les relations avec eux. Voici d’ailleurs comment favoriser le maintien de la mobilisation et d’un climat harmonieux. Comment continuer à tous les épauler, selon le niveau d’autonomie de chacun:

- Pour un employé autonome, vous devez le briefer et le débriefer à partir d’un agenda fixe, au moyen de courriels réguliers et/ou de petits coups de fil.

- Pour un employé moins autonome (ex.: un employé junior ou un autre que la situation oblige à effectuer des tâches avec lesquelles il n’est pas familier), établissez avec lui un plan de match comportant des étapes claires et précises à franchir. Donnez-lui un briefing simple présentant vos attentes précises. Effectuez des suivis téléphoniques brefs et ponctuels.

- Pour un employé très peu autonome, donnez-lui du temps avant chaque appel et demandez-lui de mettre au préalable ses idées par écrit pour avoir une base de discussion. Vous faites ainsi basculer la responsabilité de son côté, en les responsabilisant, et lui donnez, donc, l’occasion de développer son autonomie de façon efficiente.

De manière générale, la routine de communication que vous avez normalement avec votre équipe doit être maintenue. Nourrissez un sentiment de proximité, avec visioconférence par exemple.

Si vous avez à collaborer en mode gestion de projets...

Plusieurs outils permettent l’animation et le partage dans les réunions d’équipe : document à l’écran, pointeur, chat, etc. Il est important que le membre de l’équipe choisi comme animateur de la réunion ait l’esprit de synthèse et joue à fond son rôle de leader. De plus, il faut faire un effort collectif de synthèse, par exemple en recourant à un sommaire exécutif.

L’étiquette dans les canaux virtuels a toujours sa place

Peu importe le support de nos communications, l’étiquette reste la même, il convient juste de l’adapter à la situation actuelle. Quelques conseils en ce sens: évitez le «main libre»; n’oubliez pas que la brièveté n’est pas synonyme de brusquerie; n’oubliez pas de toujours introduire, conclure, présenter et remercier vos interlocuteurs; envoyez d’avance les documents; etc. Surtout, s’il y a une chose dont vous pouvez abuser sans restriction, ce sont les petits mots et textos d’encouragement (personne n’y est insensible!).

De bons outils technologiques à votre portée

Bon nombre de plateformes technologiques sont là pour vous faciliter la vie. Quelle que soit la technologie utilisée, faites appel au « techy» de l’équipe pour vous seconder. (Là encore, une belle occasion de découvrir des habilités insoupçonnées dans votre équipe et de les exploiter à bon escient.)

Profitez des connaissances de l’équipe pour maîtriser les fonctions clés, comme la convocation à des réunions, le partage de la caméra, ou encore l'enregistrement et le partage des réunions. Les fonctions comme la prise de notes, le partage de vos captures d’écran et la gestion de vos dossiers sont aussi indispensables dans ce contexte.

Soyez vous-même productif et organisé

Le travail à la maison avec des enfants, tout comme d’autres sources de distraction inhabituelles pour vous, demandent un réajustement. Maintenir sa productivité et le respect des échéanciers est tout à fait réaliste. Mais pour ce faire, vous devez adapter votre travail en fonction des horaires de la maisonnée.

Pour préserver votre productivité, divisez par exemple votre travail en blocs de 60 ou 90 minutes, avec de courtes pauses entre chacun d’eux. Les conjoints, parents et amis peuvent aussi partager la garde des enfants et et prendre en main certains tâches ménagères, histoire de vous donner un peu d’oxygène.

Préserver votre qualité de vie, c’est possible…

Même si nos vies peuvent être bousculées par le télétravail, il est possible de préserver sa qualité de vie. L’autodiscipline et le droit à la déconnexion sont des facteurs de réussite. En y pensant bien, vous ne pourrez peut-être pas placoter autour du café, mais vous avez devant vous une toute nouvelle façon d’approfondir des relations avec vos collègues et employés.

À ce sujet, je vous invite fortement à (ré)écouter l’un de mes récents webinaires portant justement sur le télétravail au temps du coronavirus. En 60 minutes, vous y trouverez plein d’astuces pratiques pour maximiser votre nouveau quotidien au travail.