(Photo : 123rf)
Être une adjointe en 2020, c’est bien sûr maîtriser Outlook et la fameuse suite Office. C’est aussi être la garante des procédures de son organisation. « L’adjointe doit être en mesure de proposer et mettre en place des outils pour simplifier le travail de tout le monde », soutient Catherine Mancini, conseillère en technologies RH chez Intalent. Cette spécialiste en technologies viendra discuter de logiciels et applications utiles lors de la conférence Adjointes administratives présentée par les Événements les Affaires, le 14 avril prochain, à Montréal.
Quel type d’outils suggérez-vous aux adjointes ?
Catherine Mancini : D’abord, il n’est pas nécessaire d’investir une fortune pour bien s’équiper. J’aime les outils qui offrent une version française et une version gratuite. Certes, il peut y avoir des frais pour bénéficier de certaines fonctionnalités additionnelles, mais les versions gratuites que je privilégie offrent en général une gamme de fonctionnalités très intéressantes.
Pouvez-vous nous en énumérer quelques-uns ?
C.M : Il existe plusieurs outils pour gérer les projets, organiser son temps et celui du gestionnaire et pour partager les informations ainsi que les documents. Toutefois, il y en a trois que je privilégie. Le premier est l’Evernote. Il s’agit d’un carnet de notes évolué. Ce logiciel, qui est en fait un concurrent de Microsoft OneNote, permet de prendre des notes, d'ajouter des images, des vidéos, des documents. À la grande différence d'un fichier Word, Evernote permet de classer, centraliser et de partager l'information à même l'outil. Plus besoin de créer de nombreux fichiers et d'ensuite les envoyer par courriels aux différents collaborateurs. Tout est concentré.
Quel est le deuxième outil ?
M.C. : J’aime bien le Trello. C’est un outil de gestion en ligne. Qui s’inspire de la méthode Kanban de Toyota. L’adjointe peut s'en servir pour la gestion de projets ou tout simplement pour s'organiser personnellement ou suivre comment s’organise (ou pas !) son équipe. Trello permet de créer des listes de tâches, de définir leur ordre de priorités, de les assigner à des membres de l'équipe et de suivre le tout facilement à un seul endroit. C'est ludique et facile à utiliser. On peut même personnaliser le tout à notre image ou à l'image de l'équipe.
Et le troisième outil ?
M.C. : Il s’agit de Slack qui est à la fois une plateforme de communication collaborative et un logiciel de gestion. Cet outil permet de remplacer le courriel et le clavardage dans le cadre d'un projet, d'un sujet qui doit être discuté en équipe. Il permet de créer des groupes de discussions distincts ou de chaînes, si je reprends le terme exact utilisé par Slack, afin de collaborer directement avec les personnes concernées. L’adjointe peut l’utiliser pour partager de l'information, des documents, faire des suivis, et bien plus. Le grand avantage de cette plateforme est son volet communication. Aucun collaborateur ne peut prétendre de ne pas avoir vu un message passé. Tout est là.
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